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Hochschule Rhein-Waal
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Write an email to “eRechnung Hochschule Rhein-Waal erechnung@hochschule-rhein-waal.de”
Subject “04001317D Beschaffung_Erstattung getätigter Vorleistungen” (the number in the beginning is the “Kostenstelle”)
Attach the invoices (Rechnungen) to the E-Mail.
If you don't have invoices, you might try to attach a “bank statement” with the corresponding debits.

Go through the steps in Mach:
https://sharepoint.hochschule-rhein-waal.de/SitePages/Home.aspx
If you're not connected to the staff network, you can access mach through the HSRW-Portal:
https://portal.hsrw.cloud/my.policy

Here is a document that was sent to me from “Finanzmanagement der Hochschule Rhein-Waal” explaining the mach Process:
pp_e-rechnung_doku.pdf