If you order something, it makes a difference if the netto value is below or above 200€.

If you want to order something below 200€ you don't have to do the “Beschaffungsauftrag” the rest is the same.
You should order from companies where you already have an account from the Hochschule.
If not you should create an account with the following details.
Before you create the account, make sure that the company offers the possibility to order by bill “Rechnung”, which means you don't pay by Kreditcard/Nachnahme/Klarna/PayPal/Vorkasse/Nachname!
(If there is absolutely no way to pay by bill, have a look at “Erstattung Vorleistungen”)

For ordering use these adresses:
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gemäß §27a Umsatzsteuergesetz:
DE815145426

Rechnungsadresse:
Hochschule Rhein-Waal
Dezernat Ressourcen
Abt. Finanzmanagement und Einkauf
Marie-Curie-Straße 1
47533 Kleve

or shorter

Hochschule Rhein-Waal
Dez. Ressourcen Abt.Einkauf
Marie-Curie-Straße 1
47533 Kleve

Lieferadresse:

Hochschule Rhein-Waal
Vorname Nachname
Poststelle
Friedrich-Heinrich-Allee 25
47475 Kamp-Lintfort

Once you received the order and the bill, send the bill (scanned copy or original pdf) to
eRechnung Hochschule Rhein-Waal erechnung@hochschule-rhein-waal.de
Subject could be something like “Rechnung Obi Material Fablab”
I'm not sure where to put the “Kostenstelle” since the content of your message is going to be discarded.
The only important part is to attach the bill in pdf Format.

After a while your order will appear in Mach (How to enable notifications in mach).

Go through the steps in Mach:
https://sharepoint.hochschule-rhein-waal.de/SitePages/Home.aspx
If you're not connected to the staff network, you can access mach through the HSRW-Portal:
https://portal.hsrw.cloud/my.policy

Here is a document that was sent to me from “Finanzmanagement der Hochschule Rhein-Waal” explaining the mach Process:
pp_e-rechnung_doku.pdf

If your order is above 200€, you have to find three dealers that offer the same products and get a quote from all of them.
A pdf document with screenshots from all three offers (including quantity, articel-number, price netto/brutto) should be enough.
You should send an email to “Abteilung Einkauf der Hochschule Rhein-Waal einkauf@hochschule-rhein-waal.de” The subject should include the “Kostenstelle” e.g. 04001317D Beschaffung Emlid Reach Here is an example Email:

---

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit Zustimmung des Budgetverantwortlichen Prof. Vorname Nachnahme möchte ich folgende Bestellung tätigen:

Kostenstelle: 04001317D

Anbieter: laserscanning-europe.com

Nach formloser Preisermittlung handelt sich um das wirtschaftlichste Angebot.

Bedarfsbegründung: Wir benötigen die Komponenten für ein Studien-Projekt im Rahmen des XI-Lab-Projekts.

Anbei übersende ich Ihnen die entsprechenden Unterlagen zum Preisvergleich.

alternative_Anbieter.pdf:
laserscanning-europe.com 421,90€
general-laser.at 530,28€
store.emlid.com 552,00€
mybotshop.de 559,85€

Mit freundlichen Grüßen,
Vorname Nachnahme

---

Once you get a reply, you can continue the process like in above 200€.

If you really had to pay yourself, this is the way to get your money back:

Use this document from the QM-Portal:
F_Beschaffung_Erstattung getätigter Vorleistungen.docx
Rename it to “F_Beschaffung_Erstattung_getaetigter_Vorleistungen”

It should look like this:

Write an email to “eRechnung Hochschule Rhein-Waal erechnung@hochschule-rhein-waal.de”
Subject “04001317D Beschaffung_Erstattung getätigter Vorleistungen” (the number in the beginning is the “Kostenstelle”)
Attach the invoices (Rechnungen) to the E-Mail.
If you don't have invoices, you might try to attach a “bank statement” with the corresponding debits.